MLOL Report è il nuovo servizio dedicato alle biblioteche che promuove un approccio guidato dai dati (data-driven) alla gestione e allo sviluppo delle collezioni digitali. Il servizio introduce uno strumento pensato per orientare al meglio le scelte di investimento delle biblioteche e monitorare nel tempo l’impatto dei servizi digitali nel loro insieme (ebook, edicola, audiolibri, musica, risorse Open etc.)

COS’È E COME FUNZIONA

MLOL Report consiste nella generazione di dodici report mensili più uno annuale. Le biblioteche che acquistano il servizio potranno scaricare ogni mese, dallo shop MLOL, un pdf con un’analisi dettagliata (più approfondita rispetto alle statistiche MLOL di base) dell’andamento del servizio. Gli indicatori del report mirano a orientare eventuali scelte di gestione, acquisti e investimenti nel prestito e nella promozione delle collezioni digitali. Alla fine dell’anno, oltre la generazione del dodicesimo report mensile, è disponibile anche un’analisi dell’intero anno solare, che offre in aggiunta una panoramica sullo storico quinquennale del servizio MLOL nella biblioteca.

Il report è offerto con un template base per il mensile e l’annuale: per i sistemi costituiti da più di una biblioteca, il report analizza i dati a livello generale di sistema, considerando l’insieme delle diverse biblioteche un unico ente. MLOL Report non si limita però a questi due template, ma consente diversi livelli di personalizzazione che ciascuna biblioteca può richiedere per adattare al meglio l’analisi e i suggerimenti offerti dai dati alle proprie esigenze di servizio. Per tutti i dettagli, proseguite nella lettura del post e – se non bastasse – recuperate anche il webinar dello scorso 28 febbraio: per rivederlo, andate qui e compilate i campi richiesti.

COME SI ACQUISTA

È semplice. Ogni biblioteca o sistema bibliotecario che aderisce a MLOL accedere al nostro shop con le proprie credenziali: nella sezione Servizi, alla voce MLOL Report, troverà tutte le informazioni sul nuovo servizio di analisi statistica. È possibile acquistare la versione base del report direttamente da lì, al costo di 120 euro annuali e che comprenderà i 12 report mensili e quello annuale; in alternativa, nel caso si desiderassero ulteriori approfondimenti statistici, sarà sufficiente contattarci a info@medialibrary.it per avere un preventivo.

Specifichiamo che, per tutte le biblioteche che abbiano raggiunto un certo numero di prestiti nel corso dell’anno passato, abbiamo reso disponibili gratuitamente i report dell’anno 2017: in questo modo, ciascun ente potrà farsi un’idea del servizio e capire al meglio le potenzialità di un’analisi di questo tipo.

UN’ANALISI. IL REPORT MENSILE

Il report mensile è strutturato in 5 sezioni diverse:

1. Parametri
2. Contenuti e movimenti
3. Utenti
4. Acquisti
5. Semantica

Il report annuale contiene, rispetto al mensile, una sezione in più di Background con lo storico dell’andamento del servizio fino a 5 anni precedenti. Le sezioni del report contengono grafici, tabelle e una guida alla lettura sezione per sezione.

Innanzitutto una premessa: il report mensile, che consente un’analisi e un monitoraggio costanti durante l’anno, prende sempre in considerazione il periodo che va dall’inizio dell’anno all’ultimo mese concluso. Quindi incrementa di un mese ad ogni nuovo report (gennaio-febbraio, gennaio-marzo, gennaio-aprile e così via).

Perché questo approccio incrementale? Perché in questo modo si possono prendere in considerazione tutte le specificità e le particolarità del servizio di prestito digitale. Un semplice confronto del mese di maggio con il mese precedente di aprile dello stesso anno, ad esempio, potrebbe essere invece fuorviante e riduttivo, perché non è detto che gli acquisti di nuovi titoli avvengano regolarmente a cadenza mensile; perché ci sono lettori forti e lettori deboli che hanno diverse abitudini di consultazione nel tempo o per effetto magari del limite di prestiti mensili disponibili a ciascun utente.

Alla base del report ci sono due concetti molto importanti: la variazione percentuale dell’ente e la variazione dell’insieme dei sistemi aderenti a MLOL.

Il primo indicatore, la “Variazione % su anno precedente”, ci dice quanto è cresciuto rispetto allo stesso periodo dell’anno precedente un certo parametro, in questo caso il prestito di ebook con un buon 58,4 % in più rispetto all’anno prima. Il secondo indicatore, la “Media variazioni % MLOL su anno precedente” è un valore di confronto della crescita della nostra biblioteca con la media dell’incremento di tutti i sistemi aderenti a MLOL (sono escluse da questo insieme e biblioteche scolastiche).

Questi due indicatori – la variazione dell’ente rispetto a se stesso e la media delle variazioni di tutti gli enti MLOL – sono già due riferimenti importantissimi. Questo parametro di riferimento dell’insieme delle biblioteche MLOL (benchmark) ci aiuta subito a capire come si posiziona la nostra biblioteca rispetto all’andamento generale di tutte le altre e può essere utile come campanello d’allarme, nel caso la nostra crescita sia molto bassa rispetto alla media, oppure come prova della buona gestione e promozione del servizio di prestito digitale se intorno al valore medio o perfino superiore.

Ci sono moltissimi indicatori percentuali come questi nel report mensile e in quello annuale, che possono essere messi in relazione per trarre delle conclusioni guidate da questi dati.

Prendiamo come esempio il modulo del report della sezione 2 che scende nel dettaglio del prestito ebook con le percentuali di variazione sui download degli utenti, i prestiti interbibliotecari digitali chiesti dai nostri utenti e quelli erogati dalla nostra biblioteca ad altri sistemi italiani aderenti al PID.

Come si vede dall’immagine sopra, sapere che i prestiti interbibliotecari richiesti dai nostri utenti nel periodo gennaio-aprile 2018 sono scesi rispetto all’anno precedente, potrebbe suggerirci una correlazione con un incremento degli acquisti nello stesso periodo e una maggiore scelta dei titoli disponibili; oppure potrebbe far pensare a un minore investimento nel prestito interbibliotecario, che ha il vantaggio dell’acquisto automatico di un titolo dopo un certo numero di prestiti.

È ovviamente compito di chi segue il servizio della biblioteca digitale valutare questi numeri nel contesto specifico. Però già quel forte aumento percentuale dei download di ebook e di prestiti interbibliotecari digitali verso altre biblioteche ci dice in realtà che quasi sicuramente l’aumento degli utenti e dell’acquisto di nuovi titoli sono con tutta probabilità le cause più dirette. Potrebbe essere utile, di mese in mese, controllare la spesa sostenuta dall’inizio dell’anno per l’acquisto di nuovi ebook e la somma investita nel prestito interbibliotecario e nel servizio di “patron driven acquisition”. C’è un’intera sezione del report che si occupa di controllare gli indicatori degli acquisti ebook, la sezione 4.

Se, ad esempio, l’anno successivo cercassimo nuovamente un aumento dei prestiti ebook intorno al 60%, come nell’esempio di prima, potremmo prendere come riferimento l’investimento della nostra biblioteca negli acquisti di nuovi titoli e puntare a una spesa nello stesso periodo almeno simile a quella dell’anno precedente.

Una gestione guidata dai dati è in genere alla lunga sempre efficiente: qui si potrebbe dire che con una spesa di almeno 3000 euro trimestrale sugli acquisti diretti (cioè scelti dalla biblioteca) e una di circa 2000 euro investita sul prestito interbibliotecario digitale, possiamo ottenere un incremento dei prestiti ebook pari all’anno precedente.

E quindi: più libri letti e più fidelizzazione dei lettori con il servizio digitale della nostra biblioteca.

GRAFICI. IL VANTAGGIO DELLA VISIONE D’INSIEME

Sono presenti numerosi grafici sia nel report mensile che in quello annuale, grafici che offrono una visione d’insieme immediata e permettono tutta una serie di considerazioni.

I primi che si incontrano nel report mensile sono due molto diversi:

L’andamento dei prestiti ebook dall’inizio dell’anno fino all’ultimo mese concluso (marzo, in questo caso) e lo stesso andamento calcolato come trend (esempio con il prestito di audiolibri):

Qual è la differenza?

Nel primo grafico l’analisi giornaliera dei prestiti ci segnala che il primo di ogni mese (evidenziato qui con i cerchi blu) sono presenti forti aumenti dei prestiti. Naturalmente, la causa principale potrebbe essere il rinnovo dei prestiti disponibili per ciascun utente, tuttavia non è una indicazione da sottovalutare: è quasi sicuro che a questo punto, in base al grafico e eventualmente a un monitoraggio per più mesi con diversi report alla mano, un aumento del numero di prestiti ebook consentiti agli utenti, da parte della biblioteca, avrebbe un effetto più che positivo sulla lettura.

Nel secondo grafico, sempre nel report mensile, viene calcolato il trend, cioè l’andamento nel periodo dall’inizio dell’anno all’ultimo mese concluso di una risorsa (l’esempio riporta gli audiolibri ma lo stesso vale per gli ebook, l’edicola digitale, la musica in streaming e le risorse Open).

Il trend aiuta a eliminare il “rumore” prodotto dalle frequenti oscillazioni giornaliere dei prestiti o delle consultazioni e sintetizza un dato importante: una linea orizzontale ci avvisa di una leggera e stabile crescita, mentre improvvise diagonali verso l’alto o verso il basso ci segnalano forti crescite o forti diminuzioni nelle preferenze dei nostri utenti per una certa risorsa.

In generale, ciascuna sezione e ciascun modulo del report si presta a un incrocio con gli altri per l’analisi delle concause di certi fenomeni.

Prendiamo i grafici che ci mostrano la torta dei prestiti con licenza 1 copy download (la licenza che consente uno o due prestiti di un titolo bloccandolo agli altri lettori fino allo scadere delle due settimane) e Pay per view (licenza che non pone limite al prestito simultaneo di uno stesso titolo a più lettori). A sinistra la situazione dell’anno in corso e a destra quella dello stesso periodo dell’anno precedente.

A una prima occhiata si nota come i prestiti delle copie in pay per view sono più che raddoppiati (le tabelle riportano comunque dati, numeri e variazioni esatti) in questo caso. Ovviamente, per essere chiari, dobbiamo ricordare che di recente un grande editore come Bompiani è passato al modello pay-per-view e questo sicuramente ha influito su questi dati statistici.

Mettiamo in relazione tutto questo con la sezione degli acquisti del report e noteremmo che il credito utilizzato dagli utenti per le copie in pay per view supera addirittura il credito acquistato dalla biblioteca. In pratica, l’aumento delle richieste di ebook in pay per view è tale da dover utilizzare crediti acquistati nell’anno precedente.

La risposta dei dati alla nostra correlazione è semplice: se vogliamo assecondare questa crescita di lettori dobbiamo investire di più per non rischiare di trovarsi a un certo punto dell’anno con una fortissima richiesta ma con poca capacità di sostenere l’offerta da parte della biblioteca.

ARGOMENTI E SEMANTICA

Sia nel report mensile che in quello annuale, due sezioni offrono una analisi dettagliata della lettura di ebook attraverso la distribuzione degli argomenti all’interno della nostra biblioteca.

Il sistema di catalogazione degli ebook da parte degli editori (in questo caso la CCE, Classificazione Commerciale Editoriale) ci consente di scegliere quanto si vuole approfondire questo tipo di analisi e offre la possibilità di ragionare persino sulle sotto categorie della narrativa.

Anche qui possiamo facilmente confrontare i numeri per cercare di farci guidare meglio dai dati.

Prendiamo la tabella della sezione Acquisti che analizza il dettaglio di quanti titoli ebook sono stati acquistati direttamente dalla biblioteca e in quale argomento e del corrispettivo acquistato con il meccanismo degli acquisti indiretti direttamente dagli utenti.

Il confronto tra gli acquisti di titoli di biografie da parte della biblioteca e i titoli acquistati dagli utenti ci dice ad esempio che, in questo caso, nonostante i 15 titoli acquistati dall’inizio dell’anno dalla biblioteca, gli utenti hanno generato l’acquisto di altri 12 titoli.

Se il meccanismo del prestito interbibliotecario digitale e dell’acquisto automatico sono, tra le altre cose, anche un po’ un’indicazione di quali possibili scostamenti ci sono tra la gestione della collezione digitale della biblioteca e certe preferenze specifiche degli utenti, potremmo dire in questo esempio che i dati generati dagli utenti ci suggeriscono di dedicare maggiori risorse alle biografie. Lo stesso di potrebbe dire per i libri per bambini e ragazzi.

Il vantaggio dell’albero semantico nella catalogazione editoriale all’interno di MLOL consente facilmente di controllare sia sul portale che nell’area dello shop, distributore per distributore, quali argomenti dipendono da un argomento “genitore”.

Tornando al nostro esempio, sarà possibile quindi controllare nell’area dello shop MLOL, a seconda del distributore, quali titoli sono disponibili nella categoria “Biografie generali” e valutare magari quali e quanti in più potrebbe acquistarne la biblioteca stessa per venire incontro a un’esigenza confermata dai dati.

Le scelte di acquisto si riflettono sempre nell’esperienza di ricerca dell’utente all’interno del portale MLOL.

Le sezioni “5. Semantica” del report mensile e “6. Semantica” del report annuale introducono invece un nuovo indicatore: il peso dei prestiti ebook di un certo argomento all’interno del totale dei prestiti della biblioteca e, soprattutto, un confronto con quanto avviene nell’insieme delle biblioteche aderenti a MLOL. Naturalmente è presente anche il confronto con la situazione dell’anno precedente.

I numeri di queste tabelle non vanno letti necessariamente come giusti o sbagliati, positivi o negativi. Fotografano semplicemente la situazione, il modo in cui gli argomenti si distribuiscono nel panorama della nostra biblioteca e nel mondo MLOL in generale (l’insieme di tutti gli enti). Tuttavia è un’indicazione molto utile per monitorare una sorta di correlazione tra acquisti, disponibilità di copie per argomento e comportamenti dei lettori.

Che tipo di ebook vogliamo mettere a disposizione e promuovere sul catalogo della nostra biblioteca? Come preferiamo allineare il catalogo alle esigenze del servizio e alla nostra utenza specifica? Quali sono gli obiettivi e le aspettative nella promozione di un servizio di prestito digitale che vogliamo prendere in considerazione?

Per tutte queste domande e per le molte altre con cui il report ci suggerisce di confrontarci, il servizio MLOL Report è stato pensato come estremamente adattabile e personalizzabile per le esigenze specifiche di una biblioteca.

A partire dal template del report mensile e di quello annuale, è possibile adattare la forma e i contenuti delle analisi sui dati a richieste specifiche di ciascuna biblioteca o sistema.
Questo perché ciascuna biblioteca ha una propria mission, una visione del servizio digitale, esigenze di promozione della lettura e delle risorse diverse. E’ possibile discutere e valutare una personalizzazione del report sotto ogni profilo (anche temporale, non è certo obbligatorio che la cadenza sia per forza mensile), e valutare insieme ai bibliotecari quali strade percorrere per ottimizzare e rendere il servizio sempre più efficiente e quanto più orientato dai dati degli utenti.

Marco Goldin